Công việc quá bận rộn? Mách bạn 3 cách tăng năng suất nhưng… giảm giờ làm!

Dĩ nhiên, bạn vẫn phải đảm bảo đúng 8 tiếng/ngày theo quy định của công ty. Ở đây là giảm thời gian cho những yếu tố khiến công việc bận rộn nhưng lại không mang lại hiệu quả. Nếu biết cách thu xếp, bạn vẫn được đánh giá cao trong công việc mà không nhất thiết phải bận rộn đến quên chăm sóc bản thân.

Quyển sách “7 thói quen của người thành đạt” có đề cập rằng những người thành đạt luôn tập trung làm những việc quan trọng, trong khi đa số chúng ta luôn bận rộn với những việc khẩn cấp nhưng lại chưa thực sự làm việc hiệu quả.

Từ “bận rộn” xuất hiện rất thường xuyên trong cuộc sống chúng ta: “Công việc bận rộn quá”, “Tôi quá bận” hay “Tôi không có thời gian”. Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng đạt hiệu quả mong muốn khi suốt ngày xoay như chong chóng với công việc. Đã đến lúc bạn thay đổi để dù bớt bận rộn hơn nhưng chất lượng công việc vẫn tốt hơn!

1. Lập danh sách công việc ưu tiên

Đây chính là điều bạn nên làm đầu tiên khi bắt đầu một ngày làm việc mới. Hãy tập trung vào những việc PHẢI hoàn thành. Nếu bạn đưa vào danh sách này những điều NÊN làm, những việc MUỐN làm, và tất cả những việc bạn ƯỚC mình đã làm thì bạn sẽ có một danh sách rất dài đến mức… không muốn làm gì cả!

Danh sách những việc PHẢI được hoàn thành trong ngày hôm nay hay gọi ngắn gọn là “To-do List” nên khoảng 3 – 7 đầu việc tùy thuộc vào công việc và lối sống của bạn. Đó không phải là những công việc quen thuộc hàng ngày như ăn sáng, uống cà phê, dọn bàn, trò chuyện… Hãy chỉ đưa vào danh sách những việc sẽ giúp bạn dần đạt được mục tiêu trong một ngày làm việc.

Ví dụ, biên tập viên của Hello Bacsi có thể viết “To-do List” theo thứ tự ưu tiên như thế này:

♥ Biên tập 3 bài của cộng tác viên

♥ Viết 2 bài ngắn (700 – 800 từ):

– Du lịch lễ 30/4 và 1/5

– Bài tập gym cho người gầy

♥ Lên lịch trong 7 ngày tiếp theo

Học cách tập trung làm từng việc một

Chúng ta sống trong xã hội xem việc làm nhiều việc một lúc như là một kỹ năng. Mọi người tự hào khi nói rằng mình có thể làm nhiều việc một lúc. Tuy nhiên, khi bạn phân tích kết quả thì có thể nhận ra rằng làm nhiều việc một lúc không đem lại kết quả tốt hơn tập trung vào chỉ một việc.

Điều này không có nghĩa là chỉ làm duy nhất một việc trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng cho tới khi hoàn thành việc đó. Tập trung làm một việc có nghĩa là khi bạn đang làm một việc cụ thể nào đó, trong thời gian làm, bạn chỉ tập trung vào duy nhất việc đó mà thôi. Làm việc theo nguyên tắc nghiêm túc này cũng là một trong những bí quyết thành công giúp bạn đạt được mục tiêu đấy!

Bạn nên ghi chú thời gian hoàn thành công việc trong “To-do List” để tăng tính tập trung vì bạn biết mình phải làm xong vào thời gian đó thì mới hoàn thành mục tiêu trong ngày. Để tăng tính tập trung khi làm việc, bạn nên lưu ý các nguyên tắc sau:

• Không online mạng xã hội
• Đặt điện thoại ở chế độ im lặng
• Ngồi ở không gian yên tĩnh
• Tránh nghe nhạc sôi động
• Ăn uống trước khi làm việc

Ghi chép hiệu quả công việc

Bạn sẽ viết gì trong cuốn sổ ghi chép về hiệu quả công việc? Hãy liệt kê những mục tiêu chính của mình. Nếu bạn có những mục tiêu trong cuộc sống, hãy liệt kê chúng ra, nếu không hãy liệt kê những mục tiêu cụ thể hàng năm. Sau đó, mỗi ngày hãy viết vào đó danh sách To-do List “những điều PHẢI hoàn thành trong ngày hôm nay” và ghi chép về tiến triển của từng việc:

• Bạn có hoàn thành công việc đã đề ra không?
• Công việc tồn đọng phải dời sang hôm sau là gì?
• Lý do đột xuất khiến bạn phải thay đổi sự ưu tiên?
• …

Một cuốn sổ ghi chép về hiệu quả công việc có hai mục đích:

1. Tập trung vào mục tiêu: Khi bạn viết vào cuốn sổ này, bạn ngay lập tức có những nhận thức về những điều bạn nên tập trung vào và những điều bạn đã đạt được. Điều đó hiện hữu trên sổ ghi chép giấy trắng mực đen và bạn đang ghi ra những điều này, vì vậy bạn không thể tìm lý do hay lẩn tránh những điều đó.

2. Đánh giá hiệu quả công việc: Chính những số liệu, bảng biểu và trạng thái cảm xúc của bạn sẽ là dữ liệu mà bạn có thể dùng trong tương lai để đánh giá mức độ hiệu quả khi bạn làm việc. Ngoài ra, đây cũng là cách để bạn tự rút ra bài học kinh nghiệm để xử lý các vấn đề tốt hơn. Nhờ việc theo dõi này, bạn mới có thể nâng cao chất lượng và khắc phục các giới hạn của bản thân một cách sát sao nhất.

Người ta vẫn hay nói rằng: “Trên đường thành công không có bước chân của người lười biếng”, song điều này không có nghĩa bạn làm việc 24/7 đến mức bỏ bê sức khỏe và thờ ơ các mối quan hệ thân thiết. Một người thành công chắc chắn là phải rất chăm chỉ, nhưng họ cũng không lấy lý do “công việc bận rộn” để xem nhẹ các giá trị khác. Vì thế, bạn nên điều chỉnh ngay từ bây giờ để nâng cao năng suất làm việc mà vẫn có thời gian cho việc chăm sóc sức khỏe, sở thích cá nhân và những người bạn yêu thương nhé!

Bạn có thể quan tâm đến chủ đề: